Uzaktan çalışmak veya online eğitimlere katılmak için dijital platformda toplantı düzenlemek gerekebilir. Özellikle insanların eve kapandığı pandemi döneminde online toplantı sayısı arttı. Süreç ne kadar zorlu olsa da, değişen bazı durumlar bugün insanlara fayda sağlayabiliyor. Şirketlerin çoğu çalışan verimliliğini arttıran ve şirket maliyetlerini azaltan hibrit çalışma modeline geçti. Diğer taraftan, bu çalışma modelinin bazı dezavantajları da bulunuyor. Bazı çalışanlar, kendini ekipten dışlanmış gibi hissedebilir veya ofis tabanlı çalışma modeline bağlı kalmak isteyebilir. Uzaktan çalışma modelini başarılı bir şekilde yönetmek için eski uygulamaları unutmak ve yeni süreçleri benimsemek gerekir.
Fiziksel olarak aynı ortamda bulunmayan insanlar odaklanma, motivasyon sağlama, iş birliği yapmak ve sağlıklı bir iletişim kurma konusunda zaman zaman sorun yaşabilir. Bu gibi durumları minimum seviyeye indirmek için ister evden ister ofisten olsun işinize gereken özeni göstermek gerekir. Örneğin, kulağa çok basit gelen çalışanların rutini olan toplantılar bile ciddiyete alınmadığı takdirde bu çalışan ve kuruma zaman kaybı olarak döner. Peki, nelere dikkat etmek gerekir? Teams'de toplantı oluşturma ve online toplantılarda dikkat edilmesi gerekenler başlığı altında konuyu detaylı bir şekilde ele alıyoruz.
Teams'de Toplantı Oluşturma
Öncelikle, Teams'de toplantı oluşturmayı ve toplantılara katılmayı mutlaka bilmek gerekir. Bilgisayar ve mobil cihazlarda Microsoft Teams uygulaması üzerinden toplantı zamanlamayabilirsiniz.
Bilgisayarda Teams'de Toplantı Zamanlama
Outlook'ta toplantı zamanladığınızda Teams’de de gösterilir; Teams’de toplantı zamanladığınızda Outlook takviminde gösterilir. Bilgisayar üzerinde Microsoft Teams'de toplantı zamanlamak için sırasıyla şu adımları takip edin:
- Bilgisayarınızın sol alt köşesindeki başlat menüsüne Teams yazıp aratın ya da kısayol barında yer alıyorsa doğrudan Teams simgesine tıklayın,
- Açılan pencerede sol tarafta Etkinlik, Sohbet, Ekipler ve Takvim seçenekleri listelenir, Takvim seçeneğine tıklayın,
- Ardından toplantı yapmak istediğiniz tarih ve saati seçin,
- Açılan sayfada toplantının konusuyla ilgili yazabileceğiniz Başlık, katımcıları ekleyebileceğiniz Gerekli katılımcıları ekleyin bölümü, toplantı başlangıç ve bitiş süresini belirleyebileceğiniz kısımlar ve isteğe bağlı diğer bilgiler yer alır bu alanları doldurun,
- Toplantı bilgilerini belirttiğiniz bu alanda, katılımcıların mail adresini girmek gerekir, eğer toplantı şirket içi ise mail adresi yerine kullanıcı adını yazıp ilgili katılımcıları ekleyebilirsiniz.
- Sağ üst köşedeki Kaydet butonuna basın ve işlem tamam! Tekrar takviminize gelip kontrol ettiğinizde oluşturduğunuz toplantı bilgilerini görebilirsiniz.
Mobil Cihazlarda Teams'de Toplantı Zamanlama
Tablet ve telefon gibi mobil cihazlarda Microsoft Teams toplantısı zamanlama masaüstü cihazlarda olduğu kadar kolaydır. Mobil cihazınızda toplantı planlamak için sırasıyla şu adımları takip edin:
- Mobil cihazınızda Teams uygulamasını açın, uygulamanın alt kısmındaki Takvim Toplantılar butonuna basın ve sağ üst taraftaki Toplantı Zamanla öğesini seçin,
- Açılan pencerede Katılımcı ekle seçeneğine tıklayın ve toplantıya davet etmek istediğiniz kişileri seçin,
- Ardından Kanalda paylaş’a gidin, uygun kanalı seçin veya toplantının kanalda yapılmasını istemiyorsanız bu seçeneği atlayın,
- Daha sonra toplantı başlangıç ve bitiş saatlerini ayarlayıp etkinlik açıklaması ekleyin,
- Son olarak, Bitti butonuna tıklayın, işte bu kadar!
Online Toplantılarda Dikkat Edilmesi Gerekenler
Daha etkili ve verimli bir online toplantı gerçekleştirmek için dikkat edilmesi gereken bazı kullar vardır.
Teknolojiden En İyi Şekilde Yararlanın
İster yüz yüze, ister online toplantı farketmez tüm toplantılarda dijital dünyanın sunduğu avantajlardan yararlanın. Doğru araçlar ve teknolojiyle, yüz yüze dahil edebileceğinizden daha fazla kişiyi online toplantıda bir araya getirebilirsiniz. Çevrimiçi toplantı odalarında mekandan bağımsız olarak sınırsız sayıda insanı süreçlere dahil edebilirsiniz.
Net Bir Amacınız Olsun
Toplantı davetlerini göndermeden önce, düzenlediğiniz toplantının gerekli olup olmadığını düşünün. Kendinize şu soruyu sorun: Bu toplantıda hedefimiz nedir ve bu hedefe en iyi nasıl ulaşabiliriz?
Bir toplantı rezervasyonu, genellikle bir şeyleri grup olarak tartışmak için varsayılan seçim olsa da, mutlaka en iyi çözüm değildir. Paylaşmak istediğiniz çok fazla bilgi varsa veya bir durum güncellemesini paylaşmak istiyorsanız, toplantı yerine eşzamansız olarak iletişim kurmayı da düşünebilirsiniz.
Toplantıya Vaktinde Katılmak
Sürekli bir yerlere yetişmeye ve bir şeyleri yetiştirmeye çalışan günümüz insanın fazladan vakti yok. Hatta, mümkün olduğunca kısa sürede daha fazla şey üretme peşinde. Dolayısıyla toplantı başladığında herhangi diğer katılımcıların geç kalanları beklemesi hoş olmaz. Hem kendi vaktinizi hem de karşı tarafın vaktini değerli kılmak adına toplantı saatlerine özen gösterin.
Kontrollerinizi Yapın
Her zaman kullandığınız program veya teknik ekipmanlarda aksi bir durum yaşayabilirsiniz. Bu nedenle, toplantı öncesi ses, görüntü ve gerekli doküman ve dosyalarınızı kontrol edin. Teknik açıdan her şey yolunda, peki nasıl görünüyorsunuz? Bulunduğunuz mekandan bağımsız olarak kılık kıyafetinizi seçin. Toplantıya ev ortamında giriyor olabilirsiniz fakat önemli bir toplantıya eşofman veya pijamayla katılmak olmaz. Profesyonel bir profil çizmek için dış görünüşünüze özen gösterin.
Geçici Toplantıları Alışkanlık Haline Getirmeyin
Şirketinizin toplantı kültürünü, insanların katıldığı geçici toplantıların sayısına göre ölçebilirsiniz. Geçici toplantılar (bir kerelik, hazırlıksız toplantılar) zamanınızın %5'inden fazlasını almamalıdır. Sık sık kısa sürede toplantılar düzenlemeniz gerekiyorsa, toplantı kültürünüz etkisiz olabilir.
Geçici toplantılar genellikle koordinasyon içindir. Bu nedenle, birçok geçici toplantıya ihtiyaç duymanız, şirketinizin sağlıksız bir koordinasyon ihtiyacı olduğu anlamına gelir.
Elbette sürprizler gelişmelere yaşanabilir ve bazı önemli konulara hızlı bir şekilde dikkat edilmesi gerekebilir. Ancak ideal olarak, çalışanlar zamanlarının çoğunu acil olmayan ve önemli görevler üzerinde çalışarak geçirmelidir. Bu, kendilerini daha az aceleci, daha hedef odaklı ve daha dengeli hissedecekleri anlamına gelir; bu da şirket için daha iyi sonuçlara yol açacaktır.
Toplantıda Gereksiz Kişi Bulundurmayın
Bir toplantıya kimi davet edeceğinizi seçerken, gerçek etkiyi düşünün. Karar vermek için toplantıda kimlerin olması gerekir? Konuya karşı çıkan birini tanıyor musunuz? Onları da dahil edin. Toplantının verimli geçmesi için genellikle sekiz kişiden fazla olmaması tavsiye edilir. İyi bir planlama ve daha küçük gruplar halinde çalışırsanız daha fazla verim elde edebilirsiniz.
